Veelgestelde vragen

1. Algemene Informatie

Wat is een MSP?

Een MSP (Managed Service Provider) is verantwoordelijk gemaakt om namens de klant onder andere de onderstaande inhuurprocessen uit te voeren welke komen kijken bij het inhuren van professionals:

  1. Aanvragen ontvangen, verbeteren en distribueren
  2. Kandidaten sourcen (via Leveranciers en ZZP'ers) en shortlisten
  3. Kandidaten screenen / interviewen / aannemen
  4. Contractmanagement en compliance checks
  5. Onboarden en aanmelden van nieuwe professionals
  6. Urenregistratie en facturatie (reversed billing)
  7. Leveranciersmanagement

Wat is VMS?

Een VMS (Vendor Management Systeem) is een softwareapplicatie, waarmee wij de bovenstaande inhuurprocessen managen. Zodra je bijvoorbeeld een kandidaat aan wilt bieden op een aanvraag dan gaat dit via het VMS. Een VMS werkt met taken gekoppeld aan rollen. Dit is uitermate handig omdat iedereen in het proces dan weet wanneer er een taak klaarstaat om af te ronden. Je ontvangt daarnaast van elke taak een notificatie per email met daarin een link welke je direct naar de betreffende taak brengt. Super handig dus!

Lees de algemene voorwaarden goed door zodat wanneer je een opdracht via ons vindt wij snel tot een overeenkomst kunnen komen. De algemene voorwaarden vormen namelijk de basis van de overeenkomst. Hierin zijn specifieke voorwaarden verwerkt welke de klant vast wil leggen. Het is daarom belangrijk dat je hiervan van te voren op de hoogte bent.

Onderstaand een link naar de overeenkomst (in .PDF vorm):

Klik hier

 

Registreren

Dit kun je opstarten door rechtsboven in het menu te klikken op "Registeren". Op de volgende pagina klik je op "Registreren als leverancier of ZZP'er" en opent een nieuwe tab in uw browser. Op deze pagina kun je kiezen voor registratie als leverancier of ZZP'er. Na het maken van de keuze vragen wij om enkele gegevens zodat de account registratie ingediend kan worden. Daarna krijgt u direct toegang tot onze aanvragen door in te loggen.

Inloggen

Dit kan vervolgens door op deze website rechtsboven te klikken op "Login". Er zal een nieuwe tab geopend worden met een login scherm waar je de login gegevens in kunt voeren.

Indien je niet in kunt loggen omdat de gebruikersnaam of wachtwoord onbekend is, dan kun je altijd contact met ons opnemen voor support. Wij vragen je om het eerst zelf te proberen via de onderstaande links:

Klik hier -> Gebruikersnaam vergeten

Klik hier -> Wachtwoord vergeten

2. Aanvragen en aanbieden van kandidaat

Je kan vragen stellen over de openstaande aanvraag. Hiervoor ga je naar de openstaande aanvraag:

  • Open de aanvraag. Als u naar beneden scrolt, vindt u een sectie ‘Vragen’ en klikt op de button ‘Nieuwe vraag’
  • Stel uw vraag
  • Klik op ‘Verzenden’

Na het verzenden van de vraag, wordt deze vraag beantwoord in samenwerking met de klant. Het antwoord kun je teruglezen in de aanvraag. Je ontvangt het antwoord ook per e-mail.

N.B.: De sluitingstermijn voor het stellen van vragen kun je vinden onder de button ‘Nieuwe vraag’. 

In onderststaande instructievideo wordt het aanbiedingsproces besproken.
De stappen die doorgenomen worden zijn:
– Inloggen in het systeem
– Aanvraag beoordelen
– Kandidaat voorstellen
– Tarief en beschikbaarheid
– Dossier aanvullen
– Voorstellen kandidaat

Let op dat er voor elke aanvraag een deadline is voor het aanbieden van kandidaten. Deze deadline is vermeld in de aanvraag. Mocht je om wat voor reden dan ook niet in staat zijn om de kandidaat voor de deadline aan te bieden of je hebt de deadline gemist, neem dan contact met ons op. Wij kunnen samen checken wat de mogelijkheden zijn om de kandidaat alsnog voor te stellen.

3. Opdrachten en dossiers

Zodra een van jouw medewerkers (of u zelf indien ZZP) mag starten bij de klant dan wordt vanuit de aanvraag en kandidaat aanbieding een opdracht (overeenkomst) aangemaakt. Dit is een geautomatiseerd proces in het VMS zodat wij niet handmatig gegevens hoeven over te typen. In de opdracht vind je onder andere:

  • De start- en einddatum van de opdracht
  • Tarief per uur
  • Aantal uur per week
  • Omschrijving van de werkzaamheden
  • Standplaats
  • etc.

De opdracht kun je vinden door in te loggen in het VMS en te klikken op de knop "opdrachten" en in het overzicht jouw eigen opdracht of die van je medewerker te openen.

Handig om te weten. Indien er een taak voor je klaarstaat in het VMS dan ontvang je daar ook een notificatie van in de e-mail. Via de link in de email kom je vervolgens direct bij taak in het VMS.

In de opdracht vind je het digitale dossier. In dit dossier staan documenten klaar welke je kunt accorderen of uploaden, denk aan:

  • De overeenkomst met de algemene voorwaarden
  • VOG
  • Geheimhoudingsverklaring
  • etc.

Het digitaal dossier kun je vinden door in te loggen in het VMS en te klikken op de knop "opdrachten" en in het overzicht jouw eigen opdracht of die van je medewerker te openen. In de opdracht zie je vervolgens de gegevens zoals vermeld en al naar beneden scrollend het digitale dossier waar je de document met de bijbehorende taak kunt afronden.

Handig om te weten. Indien er een taak voor je klaarstaat in het VMS dan ontvang je daar ook een notificatie van in de e-mail. Via de link in de email kom je vervolgens direct bij taak in het VMS.

Nadat je bent ingeschreven maken wij een leveranciersdossier aan.

Om de inschrijving compleet te maken hebben we een aantal documenten nodig:

  • Uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 6 maanden)
  • G-rekening overeenkomst
  • NEN-certificaat
  • Waadi registratie

Je ontvangt van ons een link naar uw leveranciersdossier, waar de gevraagde documenten opgeslagen worden.

Daarnaast vragen wij je om alle leveranciersgegevens aan te vullen, denk aan:

  • Adres
  • Bankgegevens
  • G-rekeningnummer
  • Email adressen
  • Telefoonnummers

Let specifiek op de gegevens voor facturatie (zie daarvoor ook de FAQ - urenregistratie en facturatie)

Wanneer het leveranciersdossier niet compleet is, kan het facturatieproces niet worden gestart. 

N.B.: Deze documenten kunnen worden toegevoegd aan het leveranciersdossier door de organisatiebeheerder van jouw organisatie. De organisatiebeheerder vind je bij leveranciersgegevens onder ‘mijn instellingen’.

4. Urenregistratie en facturatie

Urenregistratie

Er zijn twee mogelijkheden voor het registreren van uren, namelijk:

  1. Urenregistratie in het portaal van de klant
  2. Urenregistratie in het VMS van Circle8.

Welke optie voor jou van toepassing is, wordt door één van onze medewerkers toegelicht bij start van de opdracht. Hieronder vind je meer informatie over urenregistratie in het VMS van Circle8.

Hoe schrijf ik uren in het systeem van Circle8?

Iedere vrijdag wordt er automatisch een urenstaat klaargezet. Hierover wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres in het account van de medewerker van de opdracht. Wij verzoeken je vriendelijk om de medewerker te informeren over het belang van wekelijkse urenregistratie. Wekelijkse urenregistratie voorkomt incomplete maanden bij de facturatie.

Via de link in de e-mail, die iedere vrijdag wordt verstuurd, kom je direct uit in de concept urenstaat. Aldaar kun je de uren en eventuele declaraties invullen en op indien drukken zodat de urenstaat bij de inhurend manager terecht komt voor goedkeuring.

In onderstaande video-instructie wordt bovenstaande ook uitgelegd.

Facturatie vindt digitaal en uitsluitend plaats via het VMS nadat de uren zijn goedgekeurd door de inhurend manager.

Reversed Billing

Facturering vindt plaats via Reversed Billing. Dit wil zeggen dat het facturatieproces wordt omgedraaid.  Niet jij als leverancier of ZZP'er, maar wij verzorgen de aanmaak van de factuur. Van goedgekeurde urenstaten wordt elke maand een factuur aangemaakt door ons. Je krijgt van ons hierover een e-mailbericht. De factuur kun je bekijken in het VMS en indienen voor uitbetaling volgens de afgesproken betalingstermijn. Het overzicht van de data voor facturatie vind je onder de facturatiekalender.

U hoeft dus zelf geen factuur op te maken en te sturen.

Wel kun je het tijdelijke factuurnummer dat wij invullen op de factuur wijzigen door een eigen factuurnummer en eventueel een kenmerk toe te voegen. Ga hiervoor naar de tab facturen, open de factuur, klik op wijzigen en in de pop-up kunt de vervolgens de factuurnummer invullen en opslaan. Vergeet aub niet om daarna ook op "indienen" te drukken.

Belangrijk!

Let op dat je het leveranciersprofiel volledig hebt ingevuld zodat wij zaken als het BTW nummer en bankrekeningnummer hebben. Daarnaast is in het leveranciersprofiel ook het emailadres ingevoerd voor reversed billing (E-facturatie Emailadres), naar dit adres worden de facturen gestuurd nadat deze zijn ingediend. Indien dit emailadres bij een van jouw collega's van de financiële administratie in beheer is dan is het belangrijk om deze te informeren over de reversed billing werkwijze. Dit om te voorkomen dat zij op een andere wijze de facturatie behandelen.

Eerder een factuur uit laten betalen?

Dit kan. Zie daarvoor de FAQ "Service pakketten" en dan "versneld betalen". 

Onze facturatiekalender

5. Servicepakketten

Hier de algemene voorwaarden met link naar het document:

 

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem. Nulla consequat massa quis enim.

Click here

Lorem ipsum Lorem ipsum
Lorem ipsum Lorem ipsum
Lorem ipsum Lorem ipsum